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 Fundkartei
 

Einführung
MS-Access
Bedienung der Fundkartei
Langzeitarchivierung

 

 

 

Arbeiten mit der Fundkartei

   
Die Fundkartei benötigt keinen Installationsvorgang. Das Verzeichnis mit der leeren Datenbank wird einfach nach C:\ kopiert - fertig. Mit einem Doppelklick auf die Datei "Fundkartei1.0.mdb" öffnet Access die Anwendung und man befindet sich in der Formularansicht.

Ich habe einmal Die einzelnen Felder hervorgehoben, um die Inhalte zu erklären.


Das erste Bild zeigt die Felder "Objektnummer" und "Beschriftung".
Objektnummer hat eine besondere Bedeutung. Es ist das Schlüsselfeld. Man kann das Feld nicht ausfüllen, Access vergibt in ihm automatisch eine fortlaufende Nummer: 1 für den ersten Datensatz, 2 für den zweiten usw. Der Inhalt des Schlüsselfelds kennzeichnet jeden Datensatz eindeutig und darf nur einmal in der Datenbank vorkommen. Ich beschrifte meine Funde übrigens nur mit dieser Objekt-Nr.
Unter Beschriftung kann man aber alternativ eine "erklärende" Beschriftung eintragen. Die meisten Sammler nutzen diese Art. Im Beispiel wäre das der 16. Fund am Platz Hambach im Jahre 2005.



Die Schaltflächen "Bild neu" und "Bild entfernen" dienen zr Einstellung eines Fundfotos. Das Feld paßt die Größe des Bildes automatisch und verzerrungsfrei an, man braucht die Fotos also nicht aufwendig zuzuschneiden. Ein Vorteil des Programms ist, daß es die Bilder nicht direkt in die Datenbank einbindet und diese somit unnötig aufbläht, sondern sie in einem seperaten Ordner ablegt. Die Praxis zeigt, daß Fotos mit einer Breite von 640 Pixeln einen guten Kompromiß zwischen Qualität und verbrauchtem Speicherplatz darstellen. Die Schaltfläche "TOP 10 öffnen" ist ein Link zu der Digitalen Topographischen Karte von NRW, die bis vor kurzem noch vom Landesvermessungsamt als DVD vertrieben wurde. Da diese Karte nicht mehr auf dem Markt ist, gehe ich nicht näher auf den Punkt ein.

Das ist die Navigationsleiste der Fundkartei. Die Schaltflächen haben von links nach rechts folgende Funktion: suchen, weitersuchen, gehe zum ersten Datensatz, gehe zum vorhergehenden Datensatz, gehe zum folgenden Datensatz, gehe zum letzten Datensatz, neuen Datensatz erzeugen, Datensatz löschen, Ausdruck des Datensatzes.



Im Bereich, der auf dem nächsten Bild hervorgehoben ist, befindet sich die Beschreibung des Objektes. Man sollte sich bei der Definition der Beschreibungen etwas Mühe geben und von vorne herein standardisierte Ausdrücke verwenden. Das erleichtert die spätere Auswertung der Datenbank ungemein. Das Programm unterstützt den Anwender bei diesem Vorhaben. Im Beispiel heißt das Objekt "Beil". Würde man in den nächsten Datensatz bei Objekt ein "B" eingeben, schlüge das Programm "Beil" vor. Es ist also ein "auto-ausfüllendes Feld". Mit dem Symbol "Pfeil nach unten" rechts, öffnet sich auch ein entsprechendes Auswahlfenster mit den bislang eingetragenen Begriffen.

"Objekt" beinhaltet eine grobe Objektklassifizierung, wie Beil, Dechsel, Klinge, Mahlstein usw.
"Material" beschreibt grundsätzlich den Stoff, aus dem das Fundstück hergestellt ist, z.B. Stein, Keramik, Metall usw.
"Material1" klassifiziert feiner: Rijckholt-Flint, Amphibolt, Silber usw.
"Epoche" beeinhaltet eine grobe Zeiteinteilung: Paläolithikum, Mesolithikum, Neolithikum usw.
Hinter "Datierung" verbirgt sich eine Tabelle mit der Datierungsliste, wie sie vom Amt für Bodendenkmalpflege verwendet wird.
Unter "Boden" kann man bei Bedarf bodenkundliche Merkmale des Fundplatzes eintragen.
"Lager" beschreibt den Aufbewahrungsort des Fundstücks. Ich benutze zur Lagerung Schubladenblöcke aus Pappe, die einmal im Jahr vom Discounter meines Vertrauens als "Ordnungshelfer" angeboten werden. In diese Pappschachteln klebe ich Trennelemente aus Sperrholz. Die im Beispiel gezeigte Beilklinge befindet sich also im Feld 4 des Schubfachs 23.
Unter "Gewicht" kann man z.B. bei Beilklingen, Pfeilspitzen oder Mahlsteinen das Gewicht angeben.
In "Objektbeschreibung" wird als Freitext mit bis zu 250 Zeichen Länge eine mehr oder weniger genaue Beschreibung eingegeben. Bei einem Abschlag beschränkt sich die Beschreibung meist nur auf wenige Worte.


Die wesentlichen Inhalte des nächsten Bereiches beschreiben den Fundort.
Ich benenne alle meine Fundorte namentlich. Nach diesem Fundort-System sind die Funde auch im Lager einsortiert, im Fach 23 sind nur Funde aus Hambach.
In den Feldern "Koordinaten Gauß-Krüger PD" und " Koordinaten UTM/ETRS 89" werden die Fundkoordinaten eingetragen. Zur Zeit ist beim Amt für Bodendenkmalpflege noch die Kartierung nach Gauß-Krüger mit Potsdamer Datum gebräuchlich, die Vermessungsämter arbeiten aber bereits mit dem Standard UTM/ETRS89. Im Beispiel sind beide Koordinaten eingepflegt, ich nutze aber normalerweise nur GK.
Bei den "Flächenkoordinaten Gauß-Krüger" kann man zwei Punkte angeben, die diagonal entgegengestzte Punkte eines Rechtecks, das senkrecht im Koordinatensystem steht, beschreiben. Siedlungsstellen, Fundkonzentrationen oder nicht genau eingemessene Funde könnte so eingetragen werden.
"GPS-Nr." ist ein soganannter Waypoint, den man im GPS-Empfänger abspeichern kann. Ich mache das nur bei Punkten, die eine Nachsuche erfordern. Eine schöne Beilklinge wie die hier gezeigte, ist vermutlich nicht mit dem normalen Steinzeitmüll entsorgt worden. Am Fundpunkt könnte eine Deponierung oder eine Grabstelle sein.
Die dargestellten Fundkoordinaten sind übrigens "Dummys".
Wenn ein Fund beim Amt vorgelegt wird, bekommt er eine Bearbeitungsnummer. Das ist die "Aktivitätsnummer".


Die folgenden Felder beinhalten alle wichtigen Termine: Funddatum, Eintragungsdatum, Datum der Vorlage beim Amt und Rückgabedatum.


Es könnte sein, daß in einem Heimatverein oder einer Interessengemeinschaft die Kartei zentral geführt wird. Im Feld "Name des Finders / Sammlung" hat man die Möglichkeit,entsprechende Einträge zu hinterlegen.
"Pfad zur Bilddatei" wird vom Programm automatisch nach Einfügen eines Fotos eingetragen.


Am unteren Rand des Formulars befinden sich Felder für Bemerkungen, Literaturhinweise und Hyperlinks.
"Bemerkungen" und "Literatur 1 bis 4" sind normale Textfelder ohne sonstige Funktionalität.
Anders ist es bei den Hyperlink-Feldern. Das Besondere ist, daß von dort aus direkt die entsprechende Anwendung gestartet wird. Im Beispiel ist ein Internet-Link eingetragen. Nach Doppelklick auf den Eintrag öffnet sich der Internet-Browser und surft zur angegebenen Adresse. Würde dort ein Link zu einer lokal abgelegten .pdf-Datei stehen, öffnete sich der Acrobat-Reader mit dem verlinkten Dokument.


Jetzt kennen wir die Bedeutung aller Felder unserer Fundkartei.

Zum Schluß des Kapitels möchte ich noch einige Hinweise zur Suche und zur Filterung von Datensätzen geben.

Die Suchfunktion (das Fernrohr-Symbol oben links im Formular) ermöglicht nur eine sehr einfache Suche nach Datensätzen. Man markiert durch Mausklick das entsprechende Feld und nach Betätigung der Schaltfläche "Fernrohr" öffnet sich die Suchmaske, in die man den Suchbegriff eingibt. Ein Klick auf die "weitersuchen"-Fläche des Fensters führt uns zum ersten Treffer, ein weiterer Klick zum nächsten usw. Wenn man aus einer Menge von mehreren hundert Ojekten der gleichen Art ein bestimmtes herausfinden will, dann ist diese Methode wenig zweckdienlich.

Hier helfen Filter weiter.

Zuerst ein Grundbegriff aus der Datenverarbeitung: Platzhalterzeichen oder Wildcards.
- das Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen,
- das Sternchen (*) für beliebig viele (auch null) Zeichen,
- das Nummernzeichen (#) für einen numerischen Wert.
Filtert man beispielsweise nach *flint*, so werden alle Datensätze gefunden, in denen die Zeichenfolge "flint" als Teilmenge enthalten ist. Filtert man dagegen nach flint ohne Sternchen, dann zeigt das Ergebnis nur die Datensätze, die einzig und allein im entsprechenden Feld "flint" enthalten.

Die einfachste Form der Filterung erreichen wir durch einen Rechtsklick auf das jeweilige zu durchsuchende Feld.
Beispiel:
zuerst klicken wir mit der rechten Maustaste auf daf Feld Objekt. Es erschein ein Maske "Filtern nach". Wir geben ein: "*kli* und drücken die RETURN-Taste. Nach kurzer Zeit ändert sich die Anzeige und es wird die erste von xxx Klingen angezeigt.
Nun klicken wir rechts auf "Material1" und geben *rijck* ein. Nach RETURN bleiben noch die Klingen aus Rijckholt-Flint übrig.
Diese Prozedur führt bei sorfältiger Wahl der Filterkriterien schnell zum Ziel.

Eine noch mächtigere Filterfunktion bildet das formularbasierte Filter.

Zuerst noch einige Anmerkungen zu Operatoren bei Filterkriterien:
*rijck* ODER *schott* findet im Feld "Material1" alle Einträge, die entweder "rijck" ->Rijckholt-Flint oder "schott"->Schotterflint enthalten.
NICHT *flint* findet im Feld "Material1" alle Datensätze, die nicht "flint" beinhalten, also alle Einträge von Funden, die aus anderem Material bestehen.
ZWISCHEN 2530800 UND 2540000, eingegeben im Feld "R" der Gauß-Krüger-Koordinaten, findet alle Fundplätze, die zwischen r2530800 und r2540000 liegen.

Man erreicht das formularbasierte Filter durch Betätigen des Trichtersymbols ganz oben in der Statusleiste von Access.
Es zeigt sich ein leeres Formularblatt.
In die verschiedenen Felder kann man nun die gewünschten Suchbegriffe, gepaart mit Wildcards und Filterkriterien, eingeben und nach Drücken des Trichter-Symbols in der Statuszeile werden die gefundenen Datensätze angezeigt.

Im nächsten Kapitel möchte ich zwei Freeware-Programme vorstellen, die einen optisch ansprechenden Ausdruck der Datensätze, die Abspeicherung der Datensätze als .pdf-Datei und somit eine Langzeitarchivierung der Bestände möglich machen.

   
   
   
   
 

 

 

 
     

 

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