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 Fundkartei
 

Einführung
MS-Access
Bedienung der Fundkartei
Langzeitarchivierung

 

 

 

Langzeitarchivierung

   
Ein Problem bei der Dokumentation von Funden und Fundstellen in Datenbanken möchte ich nicht verschweigen:
wie sieht es eigentlich mit der Langzeitsicherheit der Daten aus? Ich meine jetzt nicht den Schutz vor der Gefahr von Datenverlust durch Hard- oder Softwarefehler oder durch Fehlbedienung - diesen kann man durch regelmäßige Datensicherung erreichen.
Die Befürchtung betrifft systembedingte Fehler.
Computersysteme, die auch von Laien ohne großen Schulungsaufwand beherrschbar sind, gibt es ja erst seit rund 20 Jahren. In dieser Zeit ist das Betriebssystem MS-Windows schon etliche Male erneuert und verändert worden, und MS-Access hat auch schon mehrere grundsätzliche Updates erfahren. Wenn man die Frage, ob die Fundkartei auch auf den Systemen, die in 15 Jahren gebrächlich sein werden, noch lauffähig ist, kann die Antwort nur "NEIN" sein.

Das Problem ist allgemein bekannt und es sind Lösungsansätze gefunden worden:
"Technikmuseum", d.h. Archivierung der Hard- und Software. Für Privatgebrauch eher ungeeignet und bei Defekt des "Museumsstücks" auch nicht wirklich sicher.
Maximale Fortführung des Gesamtsystems - sie bedarf einer Bevorratung von Reservekomponenten, auch nichts für den Privatgebrauch.
Emulation älterer Systeme auf aktueller Hard- und Software - den Programmieraufwand kann ein Laie nicht leisten.
Datenmigration - stetige Anpassung der Datenbank auf neue Systeme. Unterstützung durch die Hersteller und Fachwissen ist nötig.

Wenn man aber nur die Datenbestände dauerhaft sichern will und auf die Funktionalität der Fundkartei verzichtet, gibt es mehrere Möglichkeiten.
Das sicherste und bewährteste Verfahren ist der Ausdruck der Datensätze, also die klassische Hardcopy. Weiter unten, bei den kleinen Helferlein, stelle ich ein Utility vor, mit dem man einfach Ausdrucke der einzelnen Formulare erstellen kann. Die Access-eigenen diesbezüglichen Routinen sind nicht besonders komfortabel und erzeugen manchmal ein unbefriedigendes Ergebnis.
Eine zweite Möglichkeit besteht darin, die Datensätze in einem Format zu speichern, von dem man annehmen kann, daß es sich auch noch in ferner Zukunft darstellen läßt. Es sind dies: XML, TIFF und PDF/A. Die vorgestellten Utilities erzeugen u.a. TIFF-Dateien (unkomprimierte Grafikfiles) und PDF-Daterien.

Zwei kleine Helferlein

Gadwin PrintScreen 4.3

Das Print Screen Utility von Gadwin leistet deutlich mehr als die sonst bekannten Vertreter der Gattung. Man kann es so einstellen, daß es nur das gerade aktive Fenster auf dem Bildschirm aufnimmt, das ist ideal für unser Vorhaben. Automatisch legt das kleine Programm eine Datei in einem frei wählbaren Grafikformat ab, z.B. TIFF. Im nächsten Arbeitsgang kann PrintScreen die Grafik gleich ausdrucken. Wählt man einen geeigneten Druckertreiber, so könnte das Ergebnis als PDF-File gespeichert werden.
Der Einfachheit halber habe ich den Hotkey für PrintScreen auf die "Druck/S-Abf"-Taste des Keyboards gelegt.
Hier ist die Download-Adresse für das nützliche Tool.

eDocPrintPro

Es handelt sich um einen Freeware-PDF-Druckertreiber, der ausgesprochen gute Ergebnisse bringt. Neben der Datensicherung meiner Fundkartei benutze ich ihn auch, um eingescannte Schriftstücke ins PDF-Format zu überführen, sozusagen die eigene eBook-Druckerei. Hier kann man sich den Druckertreiber herunterladen.





   
   
   
   
 

 

 

 
     

 

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