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Dokumentation meiner Sammlung

   
Eine Sammlung kann im Laufe der Zeit einen enormen Umfang annehmen, es gibt Privatsammlungen mit mehreren zehntausend Einzelstücken. Will man bei einer solchen Vielzahl an Funden den Überblick behalten, kommt man nicht umhin, eine sorgsam gepflegte Dokumentation zu führen. Einerseits muß die Dokumentation alle wichtigen Daten des Fundobjektes und Fundortes enthalten, andererseits soll das Verhältnis von Arbeitsaufwand zu Nutzen ein erträgliches Maß nicht überschreiten. Wahrscheinlich gibt es keine Dokumentationssysteme für Artefaktensammlungen zu kaufen. Also ist Eigeninitiative angesagt.
Im ersten Arbeitsschritt zu Erstellung meiner Fundkartei habe ich mir die Frage gestellt, welche Qualitätskriterien die Dokumentation erfüllen sollte:

- Sie muß alle wichtigen Informationen enthalten, also vollständig sein.
- Sie muß problemlos erweiterbar sein.
- Die Objekte sollen schnell auffindbar sein.
- Die Möglichkeit einer eventuellen Umorganisation wäre wünschenswert.
- Der Bestand der Dokumentation muß dauerhaft gesichert sein.
- Inhalte sollen einfach an Dritte weiterzugeben sein.
- Die tägliche Arbeit soll schnell und unkompliziert von der Hand gehen.

Es gibt verschiedene bewährte Verfahren, welche die oben genannten Forderungen mehr oder weniger gut erfüllen; das geht von Zettelkästen über Karteikarten bis zu Datenbanken. In der gewerblichen Anwendung sind papiergeführte Katalog- oder Magazinbestandsanwendungen inzwischen grundsätzlich von IT-Lösungen verdrängt worden. Also habe ich mich entschlossen, auch auf eine vollständig "papierlose" Variante zu setzen. Dem erhöhten Aufwand bei der Verwirklichung eines solchen Ansatzes steht die lückenlose Erfüllung der o.g. Qualitätskriterien gegenüber.
Beim Stöbern im Internet habe ich auf der Seite der "Stiftung Gedenkstätten Buchenwald und Mittelbau Dora" (Danke an die Autoren!) eine Software gefunden, die im Ansatz meinen Anforderungen genügt. Mir ihr werden die zahlreichen Ausgrabungsfunde im Bereich des ehemaligen Konzentrationslagers katalogisiert und ausgewertet. Das Buchenwald-Fundbuch ist auf eine dBase-Datenbank aufgesetzt, ein System mit dem ich nicht vertraut bin. Bestandteil des weit verbreiteten MS-Office-Paketes ist das relativ leicht zu programmierende Datenbankprogramm MS-Access, und so habe ich diese Software als Plattform gewählt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil dieser Lösung ist die Möglichkeit, die Daten nach MS-Excel zu exportieren und dort einfach weiterzubearbeiten.

Formularansicht der Fundkartei


Die topographische Fundkarte

Bei der Auswahl der Fundkarte habe ich mich auch vom Papierformat gelöst. Ich benutze eine digitale Topographische Karte im Maßstab 1:10000, die vom Landesvermessungsamt NRW als DVD vertrieben wird. Alternativ hierzu läßt sich auch die digitale Karte TOP50 NRW nutzen, die im Maßstab 1:50000 vorliegt. Diese Kartenwerke unterstützen neben anderen gängigen Koordinatensystemen auch solche nach Gauss Krüger, wie sie auch in den Ortsakten des Amtes für Bodendenkmalpflege benutzt werden.
Die Messung von Entfernungen und Flächeninhalten ist möglich.
Für die Arbeit im Gelände lassen sich Kartenausschnitte ausdrucken.
Die digitalen Kartenprodukte bieten die Möglichkeit, sogenannte Overlays zu hinterlegen. Diese sind mit den transparenten Folien vergleichbar, die häufig auch bei Papierkarten benutzt werden, um Punkte zu markieren, ohne die Karte direkt beschreiben zu müssen. Hinter dem Overlay ist wiederum eine Datenbank vorhanden. In ihr kann man beispielsweise Detailinformationen zu den Funden notieren, die dann beim Überstreichen des Fundpunktes mit dem Mauszeiger in einem kleinen Pop-Up-Fenster angezeigt werden.
Weitere Vorteile einer solchen Lösung zeigen sich auch in der reibungslosen Interaktion zwischen Datenbank und Landkarte. Per "copy and paste" lassen sich die Koordinaten mit wenigen Tastenanschlägen oder Mausklicks von der Fundkartei auf die Karte kopieren, ohne daß es zu Übertragungsfehlern kommt.

Aufbau und Struktur der Fundkartei

Bei MS-Access handelt es ich um eine relationale Datenbank, d.h. die Daten sind in einer Tabelle hinterlegt. Die einzelnen Datensätze entsprechen hierbei den Zeilen der Tabelle, und Eigenschaftsklassen der Objekte entsprechen den Spalten. Jeder Datensatz hat einen Schlüssel, das ist ein Wert, über den der Datensatz identifizierbar ist. Beim Fundbuch heißt dieser Schlüssel "Objektnummer", ein fortlaufender numerischer Wert. Der erste Datensatz hat die Objektnummer 1, der zweite hat die Nummer 2 usw. Mit dieser Objektnummer beschrifte ich auch die Fundstücke. Häufig beschriften Sammler ihre Funde mit einer Buchstaben - Zahlenkombination, die z.B. auf Fundort und -zeit rückschließen läßt (Ham 08/15 für den 15. Fund im Jahr 2008 an der Fundstelle Hambach). Ich habe mich von dieser Tradition gelöst und überlasse solche Organisationsaufgaben ganz der Datenbank.
Die Datenbank in Tabellenform beinhaltet zwar alle Eigenschaften der Objekte, eine komfortable Bearbeitung und optisch ansprechende Darstellung der einzelnen Datensätze ist aber nicht gegeben. Hierzu lassen sich in MS-Access sogenannte Formulare erstellen. Auf Formularebene wird die Datenbank im Normalfall bedient.

Bedienung der Fundkartei

Achtung! Datenbanken übernehmen sofort nach der Eingabe die Änderungen. Es existiert kein "Speichern"-Symbol.
Die Bedienung der Software ist intuitiv einfach und bedarf keiner langen Einarbeitungszeit.
Beim ersten Öffnen der Fundkartei zeigt sich auf dem Bildschirm ein leeres Formularblatt. Das einzige ausgefüllte Feld befindet sich in der rechten oberen Ecke, die Objektnummer 1. Das Programm vergibt die Objektnummer selbständig für jeden neuen Datensatz in aufsteigender Reihenfolge. Alle anderen Felder können von Anwender ausgefüllt werden.
Die oberste Programmzeile besteht ansonsten aus Befehlsschaltflächen. Die sind mit Symbolen oder Klartext bezeichnet. Wenn man mit dem Mauszeiger auf die Flächen zeigt, wird ein kurzer Hilfstext angezeigt. Die linken 8 Flächen dienen zur Suche und Navigation in der Datenbank. Die Schaltfläche "Top10 öffnen" hat nur bei Installation einer digitalen Topographischen Karte eine Funktion. Sie öffnet die Karte mit dem Fundpunkte-Overlay in einem neuen Fenster. Mit Hilfe der beiden übrigen Schaltflächen lassen sich Fundbilder einfügen oder löschen.

Ausschnitt Fundkarte TOP10


Die Felder in der linken Spalte dienen zur Dateneingabe und -anzeige. Numerische Felder, wie Koordinaten oder Datum dürfen auch nur mit Zahlen beschrieben werden, sonst erscheint ein Fehlerhinweis. Die übrigen Felder lassen sich alphanumerisch beschreiben.
Man sollte sich angewöhnen, standardisierte Bezeichnungen für die Objekte und ihre Beschreibung zu wählen, das erleichtert die Suche oder Filterung bei der späteren Arbeit. Bei Auswahl-Feldern, die rechts eine "Pfeil nach unten" Schaltfläche besitzen, kann man hierzu Standardbezeichnungen hinterlegen, es ist aber auch eine freie Textangabe möglich.
Der untere Bereich des Formulares bietet die Möglichkeit, Literaturverweise und Hyperlinks abzulegen. Die Felder Literatur1 bis Literatur4 sind reine Textfelder ohne weitere Funktionalität. In die Felder Hyperlink1 bis Hyperlink3 kann man sowohl Internet-Adressen der Form "http://xxx.yyy.zz" speichern aber auch Verweise auf lokal abgelegte Dokumente in der Form "C:\Bücher\Die Pfeilspitzen des Endneolithikums.pdf" einfügen. Beim Klick auf den Eintrag öffnet sich in einem neuen Fenster die zugehörige Anwendung, z.B. Browser oder Acrobat-Reader und der entsprechende Inhalt wird angezeigt.
Die eigentliche Stärke einer Fundkartei auf Basis einer Datenbank zeigt sich aber erst beim Suchen und Filtern von Datensätzen.

Einfaches Suchen
Man markiert das Feld, in dem man einen Inhalt suchen will, anschließend klickt man das Fernglas-Symbol oben links an. Es öffnet sich ein Fenster, in welches man den Suchbegriff einträgt. Ein Mausklick auf "Suchen" führt zur ersten Fundstelle, "Weitersuchen" zur nächsten usw.

Einfaches Filtern
Eine noch mächtigere Suchfunktion läßt sich durch das Setzen von Filtern realisieren. Es gibt verschiedene Filtermöglichkeiten, ich beschreibe an dieser Stelle kurz eine stufenweise Filterung.
Problemstellung: Alle Dechselklingen aus Basalt sollen herausgefiltert werden.
Im ersten Arbeitschritt wird mit der rechten Maustaste auf das Feld "Objekt" geklickt. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Unterpunkt "Filter nach:" Hier wird z.B. "*dech*" eingegeben. Die Sternchen sind wichtig, es handelt sich um sogenannte Wildcards. Das bedeutet, in den Objekt-Feldern aller Datensätze wird nach der Zeichenfolge "dech" gesucht, egal an welcher Stelle sie dort im laufenden Text steht. Nach Betätigen der Return-Taste tritt der Filter in Aktion, von der Gesamtmenge der Datensätze werden nur noch die angezeigt, welche "dech" beinhalten, also die mit Dechseln.
Im nächsten Schritt wird mit der rechten Maustaste auf das Feld "Material1" geklickt, dort "*bas*" eingegeben und Return betätigt. Jetzt sind alle Dechselklingen aus Basalt gefiltert.
Ein Rechtsklick auf eine beliebige Stelle des Formulars öffnet ein Fenster mit der Auswahlmöglichkeit "Filter/Sortierung entfernen". Bei Auswahl dieser Option werden alle Filter gelöscht und die gesamte Datenbank ist wieder ausgewählt.

Fundbilder
Zu jedem Datensatz kann man ein Bild anhängen. In der Fundkartei lassen sich Bilder verschiedenen Formats ablegen. Ich empfehle das weit verbreitete jpg-Format, Standard bei Digital-Kameras. Die Datenbank paßt die Größe der Bilder automatisch dem Rahmen im Formular an.

Ausdrucken von Formularblättern
Hier sind wir bei einer Schwäche von Access angelangt. Das Ausdrucken von Formularen in optisch ansprechender Form ist nur eingeschränkt möglich. Ich gehe deshalb den Umweg über ein PrintScreen-Utility, das den Bildschirminhalt abspeichert und ausdruckt. Mit der Freeware "Gadwin PrintScreen" ist es problemlos möglich, nicht nur den vollständigen Bildschirminhalt, sondern auch selektiv nur den Bereich einer Anwendung, in unserem Falle den der Fundkartei, auszudrucken oder als Bilddatei abzuspeichern. Kostenlos und sehr empfehlenswert.

Arbeitsaufwand
Die Arbeit mit der Fundkartei geht auch für den ungeübten PC-Benutzer zügig von der Hand. Die Zeitersparnis gegenüber einer papiergeführten Dokumentation ist erheblich. Man sollte nicht davor zurückschrecken, sich von der liebgewonnenen Papierkartei zu verabschieden und auf die elektronische Fundkartei umzusteigen.
   
   
   
   
 

 

 

 
     

 

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