Dokumentation einer Sammlung

Eine Sammlung kann im Laufe der Zeit einen enormen Umfang annehmen, es gibt Privatsammlungen mit mehreren zehntausend Einzelstücken. Will man bei einer solchen Vielzahl an Funden den Überblick behalten, kommt man nicht umhin, eine sorgsam gepflegte Dokumentation zu führen. Einerseits muß die Dokumentation alle wichtigen Daten des Fundobjektes und Fundortes enthalten, andererseits soll das Verhältnis von Arbeitsaufwand zu Nutzen ein erträgliches Maß nicht überschreiten. Wahrscheinlich gibt es keine Dokumentationssysteme für Artefaktensammlungen zu kaufen. Also ist Eigeninitiative angesagt und man gibt sich ans Programmieren.
Im ersten Arbeitsschritt zu Erstellung meiner Fundkartei habe ich mir die Frage gestellt, welche Qualitätskriterien die Dokumentation erfüllen sollte:

- Sie muß alle wichtigen Informationen enthalten, also vollständig sein.
- Sie muß problemlos erweiterbar sein.
- Die Objekte sollen schnell auffindbar sein.
- Die Möglichkeit einer eventuellen Umorganisation wäre wünschenswert.
- Der Bestand der Dokumentation muß dauerhaft gesichert sein.
- Inhalte sollen einfach an Dritte weiterzugeben sein.
- Die tägliche Arbeit soll schnell und unkompliziert von der Hand gehen.

Es gibt verschiedene bewährte Verfahren, welche die oben genannten Forderungen mehr oder weniger gut erfüllen; das geht von Zettelkästen über Karteikarten bis zu Datenbanken. In der gewerblichen Anwendung sind papiergeführte Katalog- oder Magazinbestandsanwendungen inzwischen grundsätzlich von IT-Lösungen verdrängt worden. Also habe ich mich entschlossen, auch auf eine vollständig "papierlose" Variante zu setzen. Dem erhöhten Aufwand bei der Verwirklichung eines solchen Ansatzes steht die lückenlose Erfüllung der o.g. Qualitätskriterien gegenüber.
Beim Stöbern im Internet habe ich auf der Seite der "Stiftung Gedenkstätten Buchenwald und Mittelbau Dora" (Danke an die Autoren!) eine Software gefunden, die im Ansatz meinen Anforderungen genügt. Mir ihr werden die zahlreichen Ausgrabungsfunde im Bereich des ehemaligen Konzentrationslagers katalogisiert und ausgewertet. Das Buchenwald-Fundbuch ist auf eine dBase-Datenbank aufgesetzt, ein System mit dem ich nicht vertraut bin. Bestandteil des weit verbreiteten MS-Office-Paketes ist das relativ leicht zu programmierende Datenbankprogramm MS-Access, und so habe ich diese Software als Plattform gewählt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil dieser Lösung ist die Möglichkeit, die Daten nach MS-Excel zu exportieren und dort einfach weiterzubearbeiten.