Aufbau und Struktur der Fundkartei

Bei MS-Access handelt es ich um eine relationale Datenbank, d.h. die Daten sind in einer Tabelle hinterlegt. Die einzelnen Datensätze entsprechen hierbei den Zeilen der Tabelle, und Eigenschaftsklassen der Objekte entsprechen den Spalten. Jeder Datensatz hat einen Schlüssel, das ist ein Wert, über den der Datensatz identifizierbar ist. Beim Fundbuch heißt dieser Schlüssel "Objektnummer", ein fortlaufender numerischer Wert. Der erste Datensatz hat die Objektnummer 1, der zweite hat die Nummer 2 usw. Mit dieser Objektnummer beschrifte ich auch die Fundstücke. Häufig beschriften Sammler ihre Funde mit einer Buchstaben - Zahlenkombination, die z.B. auf Fundort und -zeit rückschließen läßt (Ham 08/15 für den 15. Fund im Jahr 2008 an der Fundstelle Hambach). Ich habe mich von dieser Tradition gelöst und überlasse solche Organisationsaufgaben ganz der Datenbank.
Die Datenbank in Tabellenform beinhaltet zwar alle Eigenschaften der Objekte, eine komfortable Bearbeitung und optisch ansprechende Darstellung der einzelnen Datensätze ist aber nicht gegeben. Hierzu lassen sich in MS-Access sogenannte Formulare erstellen. Auf Formularebene wird die Datenbank im Normalfall auch bedient.

Bedienung der Fundkartei

Achtung! Datenbanken übernehmen sofort nach der Eingabe die Änderungen. Es existiert kein "Speichern"-Symbol.
Die Bedienung der Software ist intuitiv einfach und bedarf keiner langen Einarbeitungszeit.
Beim ersten Öffnen der Fundkartei zeigt sich auf dem Bildschirm ein leeres Formularblatt. Das einzige ausgefüllte Feld befindet sich in der rechten oberen Ecke, die Objektnummer 1. Das Programm vergibt die Objektnummer selbständig für jeden neuen Datensatz in aufsteigender Reihenfolge. Alle anderen Felder können von Anwender ausgefüllt werden.
Die oberste Programmzeile besteht ansonsten aus Befehlsschaltflächen. Die sind mit Symbolen oder Klartext bezeichnet. Wenn man mit dem Mauszeiger auf die Flächen zeigt, wird ein kurzer Hilfstext angezeigt. Die oberen 8 Flächen dienen zur Suche und Navigation in der Datenbank. Die Felder in der linken Spalte dienen zur Dateneingabe und -anzeige. Numerische Felder, wie Koordinaten oder Datum dürfen auch nur mit Zahlen beschrieben werden, sonst erscheint ein Fehlerhinweis. Die übrigen Felder lassen sich alphanumerisch beschreiben.
Man sollte sich angewöhnen, standardisierte Bezeichnungen für die Objekte und ihre Beschreibung zu wählen. Das erleichtert die Suche oder Filterung bei der späteren Arbeit. Bei Auswahl-Feldern, die rechts eine "Pfeil nach unten" Schaltfläche besitzen, kann man hierzu Standardbezeichnungen hinterlegen, es ist aber auch eine freie Textangabe möglich.
Der untere Bereich des Formulares bietet die Möglichkeit, Literaturverweise und Hyperlinks abzulegen. Die Felder Literatur1 bis Literatur4 sind reine Textfelder ohne weitere Funktionalität. In die Felder Hyperlink1 bis Hyperlink3 kann man sowohl Internet-Adressen der Form "http://xxx.yyy.zz" speichern aber auch Verweise auf lokal abgelegte Dokumente in der Form "C:\Bücher\Die Pfeilspitzen des Endneolithikums.pdf" einfügen. Beim Klick auf den Eintrag öffnet sich in einem neuen Fenster die zugehörige Anwendung, z.B. Browser oder PDF-Reader und der entsprechende Inhalt wird angezeigt.
Die eigentliche Stärke einer Fundkartei auf Basis einer Datenbank zeigt sich aber erst beim Suchen und Filtern von Datensätzen.

Einfaches Suchen
Man markiert das Feld, in dem man einen Inhalt suchen will, anschließend klickt man das Fernglas-Symbol oben links an. Es öffnet sich ein Fenster, in welches man den Suchbegriff einträgt. Ein Mausklick auf "Suchen" führt zur ersten Fundstelle, "Weitersuchen" zur nächsten usw.

Einfaches Filtern
Eine noch mächtigere Suchfunktion läßt sich durch das Setzen von Filtern realisieren. Es gibt verschiedene Filtermöglichkeiten, ich beschreibe an dieser Stelle kurz eine stufenweise Filterung.
Problemstellung: Alle Dechselklingen aus Basalt sollen herausgefiltert werden.
Im ersten Arbeitschritt wird mit der rechten Maustaste auf das Feld "Objekt" geklickt. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Unterpunkt "Filter nach:" Hier wird z.B. "*dech*" eingegeben. Die Sternchen sind wichtig, es handelt sich um sogenannte Wildcards. Das bedeutet, in den Objekt-Feldern aller Datensätze wird nach der Zeichenfolge "dech" gesucht, egal an welcher Stelle sie dort im laufenden Text steht. Nach Betätigen der Return-Taste tritt der Filter in Aktion, von der Gesamtmenge der Datensätze werden nur noch die angezeigt, welche "dech" beinhalten, also die mit Dechseln.
Im nächsten Schritt wird mit der rechten Maustaste auf das Feld "Material1" geklickt, dort "*bas*" eingegeben und Return betätigt. Jetzt sind alle Dechselklingen aus Basalt gefiltert.
Ein Rechtsklick auf eine beliebige Stelle des Formulars öffnet ein Fenster mit der Auswahlmöglichkeit "Filter/Sortierung entfernen". Bei Auswahl dieser Option werden alle Filter gelöscht und die gesamte Datenbank ist wieder ausgewählt.

Fundbilder
Zu jedem Datensatz kann man ein Bild anhängen. In der Fundkartei lassen sich Bilder verschiedenen Formats ablegen. Ich empfehle das weit verbreitete jpg-Format, Standard bei Digital-Kameras. Die Datenbank paßt die Größe der Bilder automatisch dem Rahmen im Formular an.

Arbeitsaufwand
Die Arbeit mit der Fundkartei geht auch für den ungeübten PC-Benutzer zügig von der Hand. Die Zeitersparnis gegenüber einer vergleichbar ausführlichen  papiergeführten Dokumentation ist erheblich. Man sollte nicht davor zurückschrecken, sich von der liebgewonnenen Papierkartei zu verabschieden und auf die elektronische Fundkartei umzusteigen.